MEMBUAT PRESENSI DARING DENGAN MENGGUNAKAN GOOGLE FORM

Sumber poto : Internet


Setiap kegiatan akan dibutuhkan namanya "Presensi Kehadiran Peserta" sebagai bagian dari administrasi yang sangat berguna bagi sebuah kegiatan. Baik yang dilaksanakan oleh organisasi, instansi, komunitas, maupun lainnya. Presensi menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari kesuksesan suatu kegiatan. 

Presensi ini pun menjadi sebuah syarat bagi guru PNS dalam mengajukan kenaikan pangkat sebagai bukti keterlibatan guru tersebut dalam sebuah kegiatan. Begitu pentingnya presensi maka administrasi satu ini tidak bisa diabaikan. Baik kegiatan yang dilakukan secara luring maupun daring sama-sama dibutuhkan.  

Dalam pembuatan presensi secara luring sangat mudah hanya menggunakan format word ataupun exel. Tapi bagaimana jika pertmuan secara daring dan presensi yang dibuat juga pengisiannya secara daring. Maka sangat perlu memahami bagaimana langkah dan cara kerjanya. 

Di sini BHP Riau berbagi bagaimana langkah yang tepat dan baik dalam pembuatan presensi kehadrian peserta yang dilakukan secara daring. Berikut ini langkah-langkah yang bisa dilakukan.  

Langkah – langkahnya adalah :

1.Buka email pribadi


2. Buka google drive dari email



3. Tampilan google drive



4. Klik dua kali (double klik) folder yang sudah dibuat sebelumnya dengan nama “Sertifikat online BHP”. Artinya file google formulir berada di sertifikat online bhp


5. Tampilan setelah dilakukan klik dua kali. Di sini akan menjadi tempat bekerja pembuatan berikutnya



6. Selanjutnya klik baru/new kemudian pilih lainnya – google formulir – formulir kosong


7. Tampilan setelah dipilih google formulir


8. Isikan setiap bagian kolomnya. 
Formulir tanpa judul : Presensi kehadiran (sesuaikan dengan kebutuhan pada kegiatan apa)
Deskripsi formulir : Uraikan bahwa presensi kehadiran salah satu kebutuhan administrasi yang akan dijadikan sebagai diterbitkannya sertifikat online (kalau mau ditambahkan dengan keterangan lainnya silahkan)
Pertanyaan : isikan setiap bagiannya sesuai data yang dibutuhkan


9. Jika ingin memasukkan gambar klik bagian sebelan kanan (tambahkan gambar)


10. Pada tampilannya ada beberapa pilihan yang bisa digunakan. Apakah dengan :
  • Unggahan : File gambar yang tersimpan di dalam komputer
  • Kamera : Menggunakan camera laptop secara langsung untuk bisa dipoto/selfi
  • Melalui URL : Link di mana tempat file gambar disimpan
  • Foto : file gambar tersimpan di google form yang sudah ada
  • Google Drive : file gambar tersimpan di google drive
  • Google penelusuran : file gambar bisa ditelusuri jika ingin mengambil gambar yang disediakan google


Kali ini gunakan "unggahan" di mana file gambar tersimpan di komputer yang sudah ada. Kemudian klik tulisan cari

 11. Tampilan berikutnya. Carilah di mana file gambar tersimpan di komputer/laptop. Jika sudah ditemukan langsung klik dan kemudian klik Open.


12. Ketikkan judul pada kolom judul gambar. Misalkan sesuai dengan temanya "Sukses Sejak Muda, Bahagia Menyertainya".


13. Berikutnya buatlah pertanyaan sesuai yang dibutuhkan. Jika kebutuhan data hanya untuk presensi maka gunakan pertanyaan yang menggunakan jawaban singkat. Isikan pertanyaan sesuai data yang dibutuhkan. 


14. Pada bagian kanan tersedia beberapa pilihan sesuai dengan pertanyaan. Jika pertanyaan membutuhkan jawaban singkat maka klik jawaban singkat. Jika jawaban dibutuhkan panjang maka klik paragraf. Jika jawaban hanya membutuhkan optian a, b, c, atau jenis option lainnya maka klik pilihan ganda.



14. Isikan data yang dibutuhkan misalkan Nama (lengkap dengan gelar). Bagian kanan klik jawaban singkat. Pada bagian bawah kolom Wajib diisi geser tombol bulat ke kanan. Artinya setiap peserta tidak bisa menjawab pertanyaan berikutnya jika pertnayan ini tidak dijawab.

15. Jika kolom pertanyaan kurang maka klik simbol (+) yang terletak di bagian samping kanan.


16. Jika jawabannya isian singkat berupa "angka" pastikan pilihan jawaban adalah angka


17. Jika pertanyaan berupa option dan kolom pilihan yang tersedia terbatas. Maka klik pilihan tambahkan "Lainnya".


18. Jika ingin menuliskan pilihan lain seperti "panitia atau narasumber" maka pilihlahkolom Tambahkan opsi agar bisa dituliskan jawabannya.


19. Saat dipilih wajib isi maka tampilan akan dilihat ada simbol * (bintang) di setiap pertanyaan.

20. Jika sudah selesai semua data yang dibutuhkan. Maka sebelum dipublikasikan atau dikirim, hasil kerja bisa dilihat terlebih dahulu, mana tahu ada kesalahan atau bahasa yang tidak tepat. Ini bisa dilakukan dengan cara klik tombol mata yang terletak di bagian atas (segi empat merah yang saya tandai).



21. Inilah tampilan akhir dari proyek yang dikerjakan.


21. Sebelum dipublikasikan atur terlebih dahulu. Pilihlah setting atau pengaturan dengan yang ditandai persegi merah. 


22. Pilihlah Presentasi/Presentation  dan klik "Tampilkna link untuk menyerahkan tanggapan lain". Kemudian isilah kolom Pesan Konfirmasi sesuai yang diingkin seperti di bawah ini.

23. Aturlah kolom respons di bagian atas sekali. Patikan pada kolom "Menerima Tanggapan" diaktifkan. 





24. Klik dan Lihat "respons di Spreadsheet". Maka akan diarahkan ke data base dalam format exel yang berisikan data-data peserta yang telah mengisi presensi.



25. Inilah tampilan data base jika sudah diisi oleh peserta.


26. Jika sudah selesai dan dirasa sudah benar maka kliklah "KIRIM" kemudian akan diperlihatkan tampilan berikut ini :


27. Isikan pada kolom email dengan email yang diinginkan. Di sini saya mengisi email sendiri, agar saat dikirim formulir terkirim ke email sendiri. Pastikan ditandai dengan checklist pada kolom sertakan formulir di dalam email.



28. Selesai. 

29. Link "Presensi Kehadiran" yang sudah selesai dibuat dan sangat panjang. 
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfB1QSqHwE5PB5XILcdp5CLfakmWQwTLW-GohrRcAQFl63Qvw/viewform?usp=sf_link

Berikutnya saya akan membuatkan bagaimana memperpendek link sesuai keinginan.


***

Referensi :

bit.ly/autogenerate-certi





Komentar

  1. Wah, selalu berinovasi. Keren Mas BHP. Terima kasih ya ilmunya. Sangat bermanfaat

    BalasHapus
    Balasan
    1. terima kasih bunda yang selalu mensupport. barakallah bunda

      Hapus

Posting Komentar